«¿Cuántas pedimos?» es la pregunta que casi todas las empresas dejan para el final, cuando ya han elegido diseño, técnica y color. Y sin embargo es la que más dinero puede costar si se responde mal: pedir de menos obliga a repetir el pedido a peor precio y con nuevo plazo de producción; pedir de más significa pagar por camisetas que se quedan en un armario sin repartir nunca.
No hay una cifra mágica válida para todos los casos, pero sí una forma de calcularla que evita las dos sorpresas. En esta guía te explicamos cómo llegar a un número realista para tu equipo, ya sea un uniforme laboral recurrente, una equipación deportiva o las camisetas de un evento puntual.
Por qué acertar con la cantidad importa tanto como elegir la técnica
La personalización textil tiene costes fijos —preparación de pantallas en serigrafía, tiempo de máquina en bordado— que se reparten entre todas las unidades del pedido. Eso significa dos cosas: cuantas más unidades pidas de una vez, más barata sale cada una; y si te quedas corto y tienes que hacer un segundo pedido pequeño, ese segundo lote casi siempre te sale más caro por unidad que si lo hubieras incluido en el pedido original. Acertar con la cantidad no es solo un tema logístico, es directamente una decisión de presupuesto.
El punto de partida: cuenta personas reales, no una cifra aproximada
Antes de aplicar cualquier margen, parte de un recuento exacto: número de personas que van a llevar la prenda hoy, no una estimación de memoria. Si hay turnos, ten en cuenta si cada persona necesita una sola prenda o dos (por ejemplo, para poder lavar una mientras se usa la otra en trabajos con mucho desgaste). Este recuento exacto es la base sobre la que se calcula todo lo demás.
Añade un margen de reposición: el error más caro es quedarse corto
Sobre el recuento exacto, añade un margen que depende del tipo de pedido. No es el mismo margen para un uniforme que se repone durante todo el año que para las camisetas de un evento de un solo día.
| Tipo de pedido | Margen recomendado | Por qué |
|---|---|---|
| Uniforme laboral recurrente | +10-15% | Bajas, altas de personal, roturas y desgaste por lavado industrial |
| Evento puntual (feria, staff, jornada) | +5-10% | Imprevistos de última hora, invitados o refuerzos que se suman ese día |
| Equipación deportiva con nombre y número | +2-3 uds sin personalizar | Fichajes de última hora o una talla que no se ajusta bien al probar |
| Merchandising o regalo de cliente | +10% | Nuevos clientes o repartos que no estaban planificados al hacer el pedido |
Cómo repartir las tallas sin pedir "todo talla M"
Uno de los errores más frecuentes es simplificar el pedido a una sola talla para no complicarse. El resultado casi siempre es el mismo: la mitad del equipo con una camiseta que le queda grande o pequeña. Lo ideal es pasar una hoja de tallas al equipo o dejar probar una muestra física antes de cerrar el pedido, sobre todo si hay tallas de corte de mujer además del corte estándar.
Si no es posible recoger tallas individuales —por ejemplo, en un pedido de merchandising para clientes—, una distribución orientativa para un grupo adulto mixto en España es aproximadamente esta, que puedes ajustar según lo que sepas de tu propio equipo:
- S: 10% del total
- M: 30% del total
- L: 30% del total
- XL: 20% del total
- XXL: 10% del total
Es solo una referencia genérica: siempre es mejor un recuento real de tallas que un porcentaje estándar, especialmente en equipos con mucha diferencia de edad o de composición por sexo.
Aprovecha los tramos de precio por volumen
Como explicamos en la guía de precios de camisetas personalizadas, el coste por unidad baja por tramos de cantidad, no de forma lineal. Esto tiene una consecuencia práctica muy útil: si tu pedido real son 47 unidades y el siguiente tramo de precio empieza en 50, pedir esas 3 camisetas de más puede costarte menos que el ahorro por unidad que consigues en todo el pedido. Y esas unidades extra, además, sirven de stock de reposición para el resto del año.
Ejemplo práctico de cálculo
Una empresa con 42 empleados necesita polos con logo bordado para todo el año:
- Recuento real: 42 personas.
- Margen de reposición (uniforme recurrente, 15%): 42 × 1,15 ≈ 48 unidades.
- Redondeo al siguiente tramo de precio (si el salto está en 50 uds): pedido final de 50 unidades.
- Reparto de tallas orientativo sobre 50 unidades: 5 uds S, 15 uds M, 15 uds L, 10 uds XL, 5 uds XXL — ajustado después con las tallas reales conocidas del equipo.
El resultado son 8 polos de margen sobre la plantilla actual: cubren bajas y altas de los próximos meses y, de paso, el pedido entra en un tramo de precio más económico por unidad.
Errores más comunes al calcular cantidades
- Contar solo la plantilla actual sin tener en cuenta altas ya previstas para los próximos meses.
- Pedir una talla única "para simplificar" y acabar con la mitad del equipo incómodo.
- No dejar margen para prendas defectuosas. Ninguna producción tiene un 0% de tasa de fallo; un pequeño margen evita tener que reclamar y esperar una reposición.
- No pensar en la temporada. Un uniforme de verano y uno de invierno no comparten stock: hay que calcular cada uno por separado.
- Olvidar al personal temporal o becarios que rotan más a menudo que la plantilla fija.
Cómo lo resolvemos en Vizat Textil
Cuando nos pides presupuesto, te ayudamos a calcular la cantidad además del precio: te preguntamos por el tipo de uso, la rotación de personal y si hay temporada de por medio, y te indicamos si estás cerca de un tramo de precio que compense redondear al alza. Así evitas tanto quedarte corto como pagar de más por unidades que no vas a necesitar.
Si tienes claro el número de personas pero dudas cuántas pedir en total, cuéntanos tu caso y te ayudamos a hacer el cálculo antes de cerrar el pedido.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas camisetas de más debo pedir sobre el número de empleados?
Depende del tipo de pedido. Para uniforme laboral recurrente, un margen del 10-15% cubre bajas, altas y roturas. Para un evento puntual, con un 5-10% de más suele bastar. Para equipaciones deportivas con nombre y número individual, basta con 2-3 unidades sin personalizar de repuesto.
¿Qué pasa si me quedo corto y necesito pedir más camisetas después?
Un pedido de repetición pequeño casi siempre sale más caro por unidad, porque vuelves a un tramo de menor cantidad. En DTF no hay coste de preparación adicional, pero en serigrafía puede haber un pequeño cargo de repetición si no se guardan las pantallas. Además, tendrás que esperar de nuevo el plazo de producción completo.
¿Cómo reparto las tallas si no conozco las tallas exactas de mi equipo?
Lo ideal es pasar una hoja de tallas o dejar probar una muestra física antes de cerrar el pedido. Si no es posible, una distribución orientativa para un grupo adulto mixto es aproximadamente 10% S, 30% M, 30% L, 20% XL y 10% XXL, ajustando según la composición real del equipo.
¿Compensa pedir más unidades solo para bajar de tramo de precio?
A menudo sí. Si estás a pocas unidades de entrar en el siguiente tramo de precio, el ahorro por unidad en todo el pedido puede compensar sobradamente el coste de esas camisetas extra, que además sirven como stock de reposición.